Mitä tieto on?

Tietoa käsitteenä voidaan pitää hyvin laaja-alaisena kokonaisuutena, mistä johtuen sen hallinnasta puhuttaessa, on näkemyserojen ja ymmärryksen vaikutuksella suuri merkitys organisaatioiden haluun toteuttaa nykypäivänä vaadittavaa tiedon hallintaa liiketoimintaa tehostavalla tavalla. Seuraavassa on pyritty avaamaan tiedon hallinnan kokonaisuuteen liittyvien tiedon eri tasojen ja luokkien ominaispiirteitä.

Tiedon eri tasot

Tiedon eri tasot

Tieto käsitteenä voidaan jakaa sen prosessointimäärän mukaan neljään eri tasoon. Näistä alinta tasoa kutsutaan dataksi (data). Data on yksittäistä, irrallista raakatietoa. Se voi olla mikä tahansa tietojärjestelmiin tallennettu merkki tai merkkijono kuten nimi, numero tai koodi. Dataa voidaan pitää informaationa, mutta sillä ei ole kuitenkaan sellaisenaan mitään merkitystä. Data tarvitsee aina tulkintaa. Dataa yhdistelemällä ja jalostamalla sille saadaan ihmisten ymmärtämä merkitys. Tällöin data muuttuu informaatioksi (information), jota voidaan pitää tiedon seuraavana tasona.

Informaatiolla on aina sekä sisältö että merkitys, mistä johtuen sitä voidaan hyödyntää niin ihmisen henkilökohtaisen kuin organisaation kommunikoinnin tukena. Informaatio on tiedon yleisin käytettävä taso. Se mahdollistaa verkostojen kommunikoinnin ja tiedon kaksi-suuntaisen siirron. Informaatiota usein pidetään virheellisesti tiedon hallinnan kannalta riittävänä tasona liiketoiminnan kehittämiselle.

Data ja informaatio ovat kummatkin puhtaasti eksplisiittistä tietoa (explicit knowledge), kun taas seuraavat tiedon tasot, tietämys ja ymmärrys, muodostuvat pitkälti yksilön hiljaisen tiedon (tacit knowledge) pohjalta. Eksplisiittinen tieto voidaan määritellä olevan objektiivista, digitaalisessa muodossa olevaa kirjaimin ja numeroin tallennettua tietoa, jota voidaan helposti välittää muodollisesti ja järjestelmällisesti eri yksilöiden ja organisaatioiden välillä. Eksplisiittisen tiedon kaltaista tietokäsitystä on viime vuosikymmeninä korostettu länsimaissa, joista poiketen useat japanilaiset näkevät tiedon kuitenkin vahvemmin luonteeltaan hiljaiseksi ja äänettömäksi. Hiljainen tieto on erittäin omakohtaista ja vaikeaa muotoilla. Sitä ei ole helppo havaita eikä ilmaista, mikä tekee hiljaisen tiedon vaikeasti viestitettäväksi ja jaettavaksi toisten kanssa. Subjektiiviset oivallukset, intuitiot ja oletukset kuuluvat hiljaiseen tietoon. Hiljainen tieto pohjautuu syvälti yksilöiden toimintaan ja kokemuksiin sekä jokaisen yksilön tärkeinä pitämiin ihanteisiin, arvoihin ja tunteisiin. Hiljainen tieto on organisaation ihmisiin sitoutunutta sosiaalista pääomaa, ihmisten osaamista ja toimintamalleja.

Kun ihminen kokee järjellään ja tunteillaan informaation merkitykselliseksi itselleen, siitä alkaa muodostua hänen henkilökohtaista tietämystään (knowledge). Tietämystä voidaan siis pitää tulkittuna informaationa, joka vaikuttaa ihmisen toimintaan. Se on vastaanottajan ymmärrettävissä ja omaksuttavissa vasta sitten, kun vastaanottaja on kyennyt prosessoimaan saamansa informaation osaksi omaa tiedollista struktuuriaan. Informaatio on muuttunut osaksi henkilön tietämystä. Jatkamalla tietämyksen prosessointia ihmisen aiempien kokemusten, arvojen ja tavoitteiden pohjalta, voidaan tiedon suhteen saavuttaa sen ylin taso, ymmärrys (wisdom). Se on aina arvolähtöistä osaamista, jolla tarkoitetaan kykyä soveltaa henkilön saavuttamaa tietämystä ja saatavilla olevaa informaatiota jonkin innovatiivisen tehtävän suorittamiseksi tai ratkaisemiseksi. Ymmärrys ei ole vain tietoa, vaan aktiivista tietämistä, jossa tiedon sisältö ja soveltaminen yhtyvät.

Informaatiota voidaan muuttaa tietämykseksi oppimisen ja omaksumisen avulla. Yhden määritelmän mukaan tietämykseen ja ymmärrykseen kuuluvat uskomus ja eritasoinen sitoutuminen, toisin kuin informaatioon. Informaatiosta ja tietämyksestä tulee ymmärrystä vertailemalla, tekemällä johtopäätöksiä, yhdistelemällä ja keskustelemalla. Tietämys ja ennen kaikkea ymmärrys tarjoaa mahdollisuuden arvioida ja yhdistää uusia kokemuksia ja informaatiota. Koska ymmärrys ilmenee ihmisissä, ja se on osa inhimillistä monimuotoisuutta, kompleksisuutta ja ennustamattomuutta, sitä on vaikea muuttaa sanoiksi tai edes ymmärtää loogisella ajattelulla. Tietämys ja ymmärrys syntyvät ja niitä myös käytetään käyttäjänsä mielessä. Organisaatioissa tietämyksen ja ymmärryksen hiljainen tieto kuuluu osana yrityksen rutiineja, prosesseja, käytäntöjä ja normeja. Edellä mainittujen lisäksi organisaatioiden hiljaista tietoa voidaan joutua prosessoimaan myös eksplisiittiseksi tiedoksi dokumentteihin ja muihin tietovarastoihin organisaatioiden kommunikoinnin tehostamiseksi.

Yksittäisen organisaation kilpailukyvyn kannalta on siis tärkeää, että hiljainen tieto virtaa ongelmitta organisaation sisällä, mutta vuotaa hyvin vähän tai ei lainkaan organisaation ulkopuolelle. Nykypäivän dynaamisessa toimintaympäristössä selviytymiseksi pelkkä oman organisaation kilpailukyvyn varmistaminen ei kuitenkaan enää riitä. Organisaation menestyminen ei ole enää riippuvainen pelkästään sen omista toimista, vaan menestymiseen vaikuttaa myös organisaation liiketoimintaan sitoutuvan verkoston hyvinvointi. Toisin sanoen organisaation sisäisen tehokkaan tiedon hallinnan rooli on mitä suurimmassa määrin siirtynyt ja siirtymässä ulkoisen verkoston tiedon hallintaan. Jotta liiketoiminnan kilpailukykyä voitaisiin aidosti luoda kyseisen verkoston tasolla, pelkkä eksplisiittisen tiedon jakaminen ei välttämättä enää riitä vaan organisaatioiden on kyettävä tiedon ymmärryksen kautta jakamaan ja kehittämään myös hiljaista tietoa ja sen roolia verkostossa.

Tiedon luokittelu

Tietoa voidaan tarkastella yhtenäisenä informaation, kokemuksen ja toimintaperiaatteen sisältävänä kokonaisuutena, jonka avulla tehdään päätöksiä, ratkaistaan ongelmia sekä hallitaan ja toteutetaan tehtäviä. Tietokokonaisuuden käsityksen helpottamiseksi tieto voidaan määritellä käyttöluokkansa mukaan kuuteen eri tiedon hallinnan kannalta merkittävään tyyppiluokkaan:

• Mitä-tietäminen (know-what) Mitä pitää tietää? Viittaa ennen kaikkea tiedon informaatiotasoon. Kattaa tiedon, kuten: Kuinka paljon yrityksen x liikevaihto on? Mikä on kuusiokoloruuvi? Milloin Suomi itsenäistyi? Kyseisen luokan tietoa tarvitaan annettujen työtehtävien ja ongelmien ratkaisemiseksi.
• Miksi-tietäminen (know-why) Miksi tietoa tarvitaan? Yhdistää hallitun informaation annettujen työtehtävien ja ongelmien määrittelyyn. Työtehtävien spesifiointi. Miksi asiakastarve on juuri näin? Miksi tuotteessa käytetään ruuvikiinnitystä? Miksi palvelutasoa halutaan nostaa? Usein eksplisiittistä tietoa, joka kuitenkin spesifioituu rajatumpiin osaajajoukkoihin kuten tutkimuslaitoksiin, yliopistoihin tai organisaation osiin.
• Miten-tietäminen (know-how) Miten tietoa tulee käsitellä, hyödyntää ja jalostaa? Viittaa taitoon tai mahdollisuuteen ratkaista annettu työtehtävä tai ongelma mitä- ja miksi-tiedon pohjalta. Miten asiakastarve kyetään tyydyttämään? Miten tuotteen kokoonpano tulee suorittaa? Miten yrityksen palvelutasoa kyetään nostamaan hallitusti? Liittyy yrityksen ydinosaamiseen, jota toisaalta halutaan pitää yrityksen sisäisenä tietona, mutta jota kasvavan tehokkuusvaatimuksen ja liiketoiminta-verkostoitumisen myötä on osaltaan tarve kyetä jakamaan ja hyödyntämään verkostossa hallitusti.
• Kuka-tietäminen (know-who) Kuka kykenee tietoa käsittelemään, hyödyntämään ja jalostamaan? Liittyy henkilön hallitsemaan tietoon. Kuka tietää mitä? Kuka tietää mitä pitää tehdä? Niin organisaation sisäisen resursoinnin kuin verkoston virtautuksen tehostamisen ja hallittavuuden kannalta kriittinen tiedon taso, jonka tehokkaalla hallinnalla kyetään nopeuttamaan muutosten ja prosessien toteutusta ja laatua merkittävästi.
• Milloin-tietäminen (know-when) Milloin tietoa tulee hyödyntää? Liiketoiminnan kannalta liittyy oleellisesti tiedon ajallisen hyödyntämisen lähtökohtaan. Milloin tuote kannattaa lanseerata? Milloin verkostoa kannattaa muokata? Liiketoiminnallisesti yrityksen ydinosaamisen hyödyntämisen organisaatio- ja verkostokohtaisen tiedon hallinnan aikataulutuksen taso, jossa kokonaisuuden ymmärryksen lähtökohta nousee vahvasti esille.
• Missä-tietäminen (know-where) Missä tietoa tulee hyödyntää? Vastaa tiedon hallinnan ajallisen näkökulman tavoin tiedon niin sanotun paikkatiedon lähtökohtaan. Mille markkina-alueelle tuote kannattaa lanseerata? Miten tietoa jaetaan verkostossa? Missä verkostoon linkitetyssä osassa mitäkin tietoa voidaan hyödyntää? Keskittyy tiedon tasoon, jolla kyetään hallitsemaan liiketoimintaverkostoon kuuluvien linkkien merkityksiä suhteessa niiden vahvuusarvoihin.

Tiedon luokittelun tavoitteena on antaa selkeä kuva, kuinka tärkeää tietoa voidaan identifioida oman työn ja yrityksen menestymisen tukemiseksi. Kuten luokittelusta nähdään, voidaan tietoa pitää huomattavasti laaja-alaisempana kokonaisuutena kuin vain eksplisiittiseen tietoon liittyvänä miksi- ja mitä-tietämisen informaatio on. Vaikkakin eksplisiittisen tiedon luokat kattavat liiketoimintaverkostojen tuotteiden ja palveluiden tiedon hallinnasta määrällisesti suurimman osan, ovat nykypäivän dynaamiset markkinat nostaneet liiketoiminnan kannattavuuden kannalta verkoston muihin tietoluokkiin kuuluvan hiljaisen tiedon hallinnan merkityksen yhä tärkeämpään rooliin yritysten liiketoiminnan kannalta katsottuna.



Lähdeluettelo:

* Grönroos, Mauri. Mahdollisuuksien aika – kohti virtuaalista organisaatiota. Tampere. Transatlanta Oy, 2003. 273 s. ISBN 952-91-6216-2.

* Kasvi Jyrki & Vartiainen, Matti. Organisaation muisti – Tieto työn tukena. Edita Publishing Oy, 2000. 210 s. ISBN 951-37-3125-1.

* Nonaka, Ikujiro & Takeuchi, Hirotaka. The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. New York. Oxford University Press, 1995. 284 s. ISBN 0-19-509269-4.

* Savage, Charles M. Fifth Generation Mangement, Revised Edition, Co-Creating Thorugh Virtual Enterprising, Dynamic Teaming, and Knowledge Networking. Butterworth-Heinemann, Newton, 1996. 327 s. ISBN 0-7506-9701-6.

* Ståhle, Pirjo & Grönroos, Mauri. Knowledge Management – Tietopääoma yrityksen kilpailutekijänä. Porvoo. WSOY, 1999. 218 s. ISBN : 978-951-0-23591-1.

Ylinen, Jari. Verkostotalous ASP:stä BSP:hen. Jyväskylä. Gummerus Kirjapaino Oy, 2002. 283 s. ISBN-10: 951-762-810-2.