Toissa viikkoisen onnistuneen ECM & Document Management konferenssin innostamana aloin tarkemmin miettimään monimuotoisen sisällön hallinnan roolia tai roolittomuutta niin yritysten prosessikehityksen kuin PLM arkkitehtuurin kannalta. Näistä bloggauksia tuonnempana, mutta jotta niihin päästään piti pää laittaa ensin järjestykseen itse Enterprise Content Management -termin osalta. Seuraavassa siis sisällön verran ECM:n pohdintaa PLM / PDM / tiedon hallinta / konepajamiehen saappaista...
Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes.
ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured as well as structured information, wherever that information exists.
Mikä ero sitten on IM:llä ja ECM:llä? Oma mielipide... Siinä missä Information Management:ia (IM) voitaneen pitää toimintatapana, joka keskittyy tehostamaan organisaation kykyä ylläpitää, kehittää, jakaa, tallentaa, soveltaa ja hyödyntää tietoa niin, että oikeat tiedot saavuttavat oikeat ihmiset oikeaan aikaan, lähestyy ECM samaa asiaa enemmän sisältölähtöisestä näkulmasta. Toisin sanoen siinä missä IM keskittyy tietoon toimintatapa ja prosessilähtöisesti, on ECM enemmän liikkeellä organisaatiossa olevan tietokokonaisuuden, sen olemassa olon sekä sen hallitsemiseen tarvittavien työkalujen näkökulmasta.
No mitä ECM sitten sisältää tai tulisi sisältää?
Document Management (DM). Perinteisin, isoin kokonaisuus, joka sisältää niin kuin nimikin sanoo... no... dokumentit. Wordien, Excelien ja PowerPointien rinnalla tässä mainittakoon CAD-data mallineen ja piirustuksineen. Dokumenttien hallinasta puhuttaessa mukaan pitänee ottaa ainakin dokumenttien tallennus, versiointi, metadata, workflow, käyttöoikeus ja haku kysymykset.
Records Management (RM). Historiatieto. Arkistointi. Tiedon elinkaareen liittyvät kysymykset vastaten ennen kaikkea sisällön säilyttämiseen ja hävittämiseen liittyviin menettelytapoihin ja käytäntöihin. Yhtenä mielenkiintoisena kokonaisuutena esille nostettakoon sarjanumeroihin liittyvän kokonaisuuden hallinta.
Knowledge Management (KM). ECM kokonaisuuden abstraktein palikka, johon liittyy paljon myös hiljaisen tiedon hallintaa (mikä sinälleen menee mielestäni ohi ECM kokonaisuuden). Knowledge Management -termiä ehkä käytetään nykypäivänä vähän joka asiassa, mutta ECM:ään sen yhdistäessä liittäisin mukaan sisällön kautta tavoiteltavan oppimisen, suorituskyvyn, kilpailuedun ja innovatiivisuuden parantamiseen liittyvät sisällön hallinnat, jotka eivät muuten istu muihin kategorioihin. Yhtenä mielenkiintoisena kokonaisuutena tähän kategoriaan liitettäköön tuotepolitiikkaan liittyvien ja lähtevien sisältökysymysten hallinta. (tuotepolitiikka)
Modular Content Management (MCM). Itselleni rakkain kokonaisuus. Dokumenttien hallinnan pohja, jonka olisi syytä alkaa kovaa vauhtia ottamaan valtaa pois kokonaisilta dokumenteilta. Käytännössä vastaa pilkottujen dokumenttiosien hallintaan liittyviin kysymyksiin. Parina esimerkkinä mainittakoon: TactonWorks:n kaltaisten piirtokonfiguraattorien hyödyntäminen suunnittelussa sekä moduuleista koottavien tarjousdokumenttien luonti. Käytännössä siis pilkotaan perinteiset dokumentit modulaarisuussääntöjen mukaisiin osiin sekä luodaan koonta ja hallinta säännöt ja menetelmät. Paljon potentiaalia ilmassa...
Digital Asset Management (DAM). Document Management:iin verrattava kokonaisuus, joka sisällön erityispiirteiden eroavaisuuksista johtuen kannattaa hallita omana kokonaisuutena. Sisältää kuvien, videoiden ja äänen kaltaisen sisällön hallinnan. Mainittakoon kaksi tähän kategoriaan liittyvää erittäin mielenkiintoista osakokonaisuutta:
- Tuotevisualisointi. Kasvava tarve hyödyntää 3D dataa asiakassuuntaan videoiden ja kuvien muodossa.
- Videoiden modulaarisuus. Liikkuvan kuvan rooli esimerkiksi käyttöohjeistuksessa on kasvamassa, mikä jo kielikäännösten hallinnan kannalta luo (kuten dokumenteissa aikoinaan) suurta painetta Modular Content Management:n suuntaa.
Social Content Management (Social Media). Uuden polven kasvava sisällön hallinnan kokonaisuus. Teille, jotka vielä kyseenalaistavat... Kaksi syytä, miksi suosittelen opettelemaan:
- Sähköpostin väärinkäyttö aiheuttaa suurta tehottomuutta sisällön hallintaan. Jotta tuo Hukka saadaan taklattua tarvitaan uusia työkaluja, jotka käytännössä tulevat sosiaalisen median seasta.
- Seuraavaksi työelämään ponnistava sukupolvi ei enää tunne perinteistä dokumenttia tiedonvälityksen työkaluna. Facebook-sukupolvi tulee, oletko valmis.
Web Content Management (WCM). Itselleni tuntemattomin kokonaisuus, joka vastaa Webin sisällön vaatimiin kysymyksiin ylläpidosta, kontrolloinnista ja sisällön muutoshallinnasta. Tiedon jakamiseen liittyvissä kysymyksissä nykypäivänä erittäin merkittävässä roolissa.
Tämä tällä kertaa... Niin kuin tuli mainittua, blogin verran löytyisi vielä raapustettavaa liittyen ECM:n rooliin prosesseissa ja arkkitehtuurissa, mutta niihin palattakoon myöhemmin. Loppuun kuitenkin vielä kaksi pähkinää purtavaksi...
Nimikkeen rooli sisällön hallinnassa. Onko nimike oma sisältökokonaisuutensa, joka puuttuu ympyrästä vai miten nimike tulisi nähdä osana sisällön hallintaa? Puhutaan nimikkeistämisestä... Puhutaanko siis tämän ympyrän yläpuolella, alapuolella vai mahdollisesti vain yhdistävänä metadatan osana? Onko nimike tuotetiedon ydin vai työkalu? Tähänkin palattakoon myöhemmin... Ja se toinen... Pistäkää ylös...
Sisällön hallinnan Top3 trendiä vuodelle 2012
- Tuotevisualisointi. 3D-mallien laajempi hyödyntäminen niin asiakasdokumentaatiossa, tuotannossa kuin toimittajayhteistyössä.
- Sosiaalinen media. Tuotekehitystä huoneessa, jonka seinään pääsee kirjaamaan omat kommentit. Ja kaikki siis virtuaalisena...
- Knowledge Management. Paljon puhetta, vähän tuloksia...
0 kommenttia:
Lähetä kommentti